Étude de cas · Grossiste alimentaire
Des dizaines de commandes par jour. Une personne pour tout recopier.
Ce grossiste belge reçoit ses commandes par WhatsApp, par e-mail, en vocal et en PDF. On a branché une IA sur tout ça. Les commandes se lisent, se rangent par tournée et s'additionnent toutes seules.
- commandes lues en octobre
- 320
- commandes lues en octobre
- rappels WhatsApp envoyés
- 267
- rappels WhatsApp envoyés
- tournées par semaine
- 12
- tournées par semaine
- clients servis
- 120+
- clients servis
Images d'illustration. Le client reste anonyme, les exemples aussi.
Avant : une matinée à recopier.
- La veilleÉcrire à chaque client sur WhatsApp pour savoir ce qu'il veut.
- 8 hRecopier les réponses sur une liste, tournée par tournée.
- 9 hAdditionner à la main, le frais d'un côté, le surgelé de l'autre.
- EnsuiteTout ressaisir dans le logiciel de gestion pour lancer l'usine.
Maintenant : l'IA fait le tri.
Rappels
Jeudi
Exemple, noms inventés.
Exemple, noms inventés.
Tâche par tâche.
Demander les commandes
Écrire à chaque client, un par un
Un clic envoie le rappel à toute la liste
Relancer
Y penser, rappeler, en oublier
Relance à 16 h et 21 h, seulement à ceux qui n'ont pas répondu
Lire les réponses
Recopier chaque message à la main
L'IA lit WhatsApp, e-mail, vocaux et PDF
Ranger par tournée
Une liste à la main pour chaque tournée
Chaque commande rejoint sa tournée toute seule
Faire les totaux
Additionner, frais d'un côté, surgelé de l'autre
Totaux prêts par tournée, à vérifier et imprimer
Une journée type.
12 h
Le rappel part pour la prochaine livraison.
16 h
Première relance, seulement à ceux qui n'ont pas répondu.
21 h
Dernière relance du jour.
9 h
Le lendemain, liste du jour et totaux sont prêts.
Ce qu'elle sait lire.
Tout seuls, ces messages ne veulent rien dire : c'est l'historique de chaque client qui leur donne un sens.
- WhatsApp
« 20 kg »
- WhatsApp
« 5 caisses »
- Vocal
Un message vocal, retranscrit puis lu
- PDF
Un bon de commande en pièce jointe
- E-mail
Une commande transférée par un commercial
- Plateforme
Une commande venue d'un outil de restauration
L'humain garde la main.
- Les rappels attendent un clic avant de partir.
- Un message douteux reste à vérifier au lieu de partir en livraison.
- Une correction est retenue : la fois suivante, l'IA a compris.
- L'heure de clôture reste un repère, jamais un mur.
Et ensuite.
Bons de livraison, factures et envoi Peppol sont en préparation dans le même outil. Ils arrivent étape par étape, à côté de ce qui tourne déjà.
Commandes, devis, relances : même méthode.
On regarde ce qui se répète chez vous, et on vous montre l'outil avant que vous payiez.