Fin de mois chaotique ?
On automatise vos timesheets et factures.
Vos consultants oublient leurs timesheets, vos clients attendent leurs factures, et vous passez des jours à relancer tout le monde. Notre secrétaire digitale collecte, valide et facture automatiquement — sans stress.
récupérées par mois
facture en retard
Chaque fin de mois,
c'est la course contre la montre
Entre les timesheets manquants, les bons de commande introuvables et les factures en retard, la gestion administrative d'une société de consultance devient un enfer récurrent.
La chasse aux timesheets
Chaque fin de mois, c'est le même scénario : vous relancez vos consultants 3, 4, 5 fois pour qu'ils soumettent leurs timesheets. Certains oublient, d'autres envoient des fichiers incomplets ou en retard. Le temps perdu en relances manuelles est colossal.
Bons de commande introuvables
Le client final demande un bon de commande avant de valider la facture. Mais le document est perdu dans les mails, le numéro ne correspond pas, ou le consultant n'a jamais transmis le document signé. Résultat : la facturation est bloquée.
Facturation manuelle et chronophage
Pour chaque consultant, vous devez croiser le timesheet validé avec le taux journalier, vérifier le bon de commande, générer la facture, l'envoyer au bon contact chez le client... Un processus qui prend des heures quand vous gérez 10, 20 ou 50 consultants.
Paiements en retard et trésorerie tendue
Les clients paient souvent à 30, 60, voire 90 jours. Sans suivi rigoureux, des factures passent à la trappe. Vous découvrez trop tard qu'un paiement de 15 000€ n'a jamais été encaissé — et la trésorerie souffre.
Aucune visibilité globale
Combien de timesheets manquent ce mois-ci ? Quel est le montant total à facturer ? Quels paiements sont en retard ? Sans dashboard centralisé, vous naviguez à l'aveugle entre Excel, mails et dossiers partagés.
Vos timesheets rentrent,
vos factures partent — automatiquement
Chaque fonctionnalité a été pensée pour le quotidien réel d'une société de consultance qui gère de la main d'œuvre.
Relances automatiques pour les timesheets
Vous envoyez manuellement des mails et des WhatsApp à chaque consultant pour leur rappeler de soumettre leur timesheet. Certains répondent au 3ème rappel, d'autres jamais.
L'IA envoie des rappels automatiques par SMS et email aux consultants qui n'ont pas soumis leur timesheet : J-5, J-3, J-1 avant la date limite. Les retardataires reçoivent des relances escaladées.
Validation et suivi des bons de commande
Vous cherchez dans vos mails le bon de commande signé par le client. Quand il manque, vous relancez le consultant qui relance le client... La chaîne est longue et lente.
Chaque mission est liée à un bon de commande dans le système. L'IA alerte automatiquement quand un bon de commande est expiré, manquant ou en attente de signature.
Facturation automatique basée sur les timesheets
Vous ouvrez chaque timesheet validé, calculez le montant en fonction du taux journalier, créez la facture manuellement et l'envoyez par mail au bon interlocuteur chez le client.
Dès qu'un timesheet est validé par le client, l'IA génère automatiquement la facture avec le bon montant, le bon de commande lié et l'envoie au contact facturation du client.
Suivi des paiements et relances automatiques
Vous vérifiez manuellement vos relevés bancaires pour savoir quelles factures ont été payées. Les factures impayées s'accumulent sans que personne ne relance.
L'IA suit chaque facture et envoie des rappels de paiement automatiques à J+7, J+15 et J+30. Vous recevez une alerte pour toute facture critique en retard.
Dashboard temps réel : timesheets, factures, trésorerie
Vous consolidez les données depuis Excel, des mails et des dossiers partagés. En fin de mois, personne ne sait exactement combien reste à facturer ou à encaisser.
Un tableau de bord centralisé affiche en temps réel : timesheets soumis/en retard, factures émises/payées/en attente, trésorerie prévisionnelle. Tout est visible d'un coup d'œil.
ConsultGen & ManorGate l'utilise
au quotidien
ConsultGen & ManorGate
Consultance IT & main d'œuvre télécom
ConsultGen gère 11 consultants IT placés chez des clients comme BNP Paribas et Proximus. ManorGate déploie 23 techniciens en installation télécom et bornes électriques. Les deux sociétés ont automatisé leurs timesheets, leur facturation et leurs relances.
Ce qui a changé
- Timesheets collectés automatiquement — 95% à temps
- Factures générées en 1 clic depuis les timesheets validés
- Relances paiement automatiques — délai réduit de 50%
- +20h/mois récupérées sur l'admin de fin de mois
Tout ce que les sociétés de consultance nous demandent
Votre métier c'est placer des consultants
— pas de courir après les timesheets.
Automatisez vos timesheets, vos factures et vos relances. Rejoignez les sociétés de consultance belges qui ont éliminé le stress de fin de mois.