Verwarming & klimaatregeling (HVAC)
AirCooling
12 jaar papieren fiches, voorbij
Van een volledig papieren werking waarbij offertes meer dan een week onderweg waren, naar een platform waar alles gecentraliseerd is en offertes dezelfde dag vertrekken.
[01]De context
11 technici, een zaak die nog op papier draaide
AirCooling installeert en onderhoudt verwarming, airconditioning, koeling en ventilatie voor B2B- en B2C-klanten in de regio Brussel, met 11 technici op het terrein en partnerschappen met Daikin en Fujitsu. Ondanks deze omvang draaide het volledige beheer — offertes, klantopvolging, planning — 12 jaar lang nog op papieren fiches. Een methode die werkte zolang de zaak klein bleef, maar vastliep onder het volume: verloren fiches, verspreide informatie, geen gecentraliseerd overzicht.
[02]Elke dag
De pijnpunten die we wegwerkten
Concreet wat het dagelijks beheer onmogelijk maakte voordat we tussenkwamen.
Offertes die meer dan een week duren
Elke offerte met de hand geschreven op een papieren fiche, later overgetypt. Klanten wachtten soms meer dan een week voordat ze iets ontvingen — ruim genoeg tijd om naar een concurrent te stappen.
Verloren fiches, verdwenen informatie
Werfnotities, klantgegevens, interventiedetails: alles op losse papieren. Eén zoekgeraakte fiche betekende een vergeten klant of een interventie die van nul moest herbegonnen worden.
Niets gecentraliseerd
Geen overzicht over de B2B- en B2C-klanten, lopende contracten of interventiehistoriek. Elke informatie leefde in het hoofd van de zaakvoerder of in een stapel papieren.
Handmatige afsprakenplanning
Afspraken telefonisch geregeld, zonder duidelijk zicht op de beschikbaarheid van de 11 technici. Constant risico op overlappingen of vergeten slots.
[03]Onze oplossing
Wat we hebben gebouwd
Een web + admin platform om offertes, klanten en planning te centraliseren, gelanceerd op aircooling.be.
Offertes dezelfde dag gegenereerd
Voor
Offerte met de hand geschreven, later overgetypt, soms een week na de eerste aanvraag verstuurd.
Na
Offerte aangemaakt en naar de klant verstuurd op de dag van de aanvraag zelf, rechtstreeks vanuit de admin.
Gecentraliseerd klantenbeheer
Voor
Klantgegevens en historiek verspreid over papier, geheugen en losse e-mails.
Na
Elke B2B- en B2C-klant in één fiche, met interventiehistoriek en gekoppelde offertes.
Afsprakenkalender (Cal.com)
Voor
Afspraken telefonisch geregeld zonder duidelijk zicht op de reële beschikbaarheid van de technici.
Na
Geïntegreerde afsprakenplanning via Cal.com, duidelijk zicht op de beschikbare slots voor alle 11 technici.
Gedigitaliseerd intern beheer
Voor
Geen intern hulpmiddel: elke opvolging van interventies of contracten steunde op het geheugen van de zaakvoerder.
Na
De volledige interne werking — opvolging van interventies, contracten, offertes — samengebracht op één platform.
[04]Het resultaat
Wat er echt veranderde voor de zaakvoerder
Offertes vertrekken dezelfde dag, geen weeklange wachttijd meer voor de klant
Geen verloren papieren fiches meer — alles is gecentraliseerd en toegankelijk
Duidelijk overzicht over alle B2B- en B2C-klanten en hun historiek
Planning van 11 technici eenvoudig beheerd via de afsprakenkalender
Intern beheer eindelijk gedigitaliseerd, na 12 jaar papierwerk
[05]De klant aan het woord
« 12 jaar in het vak en tot voor kort deed ik alles op papieren fiches. De fiches raakten zoek, klanten wachtten meer dan een week op een offerte. Vandaag vertrekken mijn offertes dezelfde dag, alles is gecentraliseerd, en ik vraag me af hoe ik het 12 jaar heb volgehouden zonder dit. »
Offertes dezelfde dag verstuurd — geen papieren fiches meer
Zaakvoerder AirCooling
Oprichter — AirCooling
Beheer je nog alles op papier of in Excel?
We kunnen hetzelfde voor jou doen. Gratis diagnose — we zeggen eerlijk wat werkt en wat we kunnen verbeteren.