Chaotisch einde van de maand?
Wij automatiseren uw timesheets en facturen.
Uw consultants vergeten hun timesheets, uw klanten wachten op facturen, en u besteedt dagen aan het najagen van iedereen. Onze digitale secretaresse verzamelt, valideert en factureert automatisch — zonder stress.
bespaard per maand
te late facturen
Elk maandeinde
is het een race tegen de klok
Tussen ontbrekende timesheets, zoekgeraakte bestelbonnen en te late facturen wordt de administratieve last van een consultancybureau een terugkerende nachtmerrie.
Timesheets najagen
Elk maandeinde hetzelfde verhaal: u jaagt uw consultants 3, 4, 5 keer na om hun timesheets in te dienen. Sommigen vergeten het, anderen sturen onvolledige of te late bestanden. De tijd die verloren gaat aan manuele opvolging is enorm.
Ontbrekende bestelbonnen
De eindklant eist een bestelbon voordat de factuur wordt goedgekeurd. Maar het document is verloren in e-mails, het nummer klopt niet, of de consultant heeft het ondertekende document nooit doorgestuurd. Resultaat: de facturatie ligt stil.
Manuele en tijdrovende facturatie
Voor elke consultant moet u het gevalideerde timesheet kruisen met het dagtarief, de bestelbon verifiëren, de factuur opstellen en naar het juiste contact bij de klant sturen... Een proces dat uren duurt bij 10, 20 of 50 consultants.
Laattijdige betalingen en krappe cashflow
Klanten betalen vaak op 30, 60 of zelfs 90 dagen. Zonder strikte opvolging vallen facturen door de mazen. U ontdekt te laat dat een betaling van €15.000 nooit geïnd is — en de cashflow lijdt eronder.
Geen globaal overzicht
Hoeveel timesheets ontbreken deze maand? Wat is het totaalbedrag om te factureren? Welke betalingen zijn achterstallig? Zonder gecentraliseerd dashboard navigeert u blindelings tussen Excel, e-mails en gedeelde mappen.
Timesheets komen binnen,
facturen gaan eruit — automatisch
Elke functie is ontworpen rond de dagelijkse realiteit van een consultancybureau dat arbeidskrachten beheert.
Automatische timesheetherinneringen
U verstuurt handmatig e-mails en WhatsApp-berichten naar elke consultant om hen te herinneren hun timesheet in te dienen. Sommigen reageren na de 3de herinnering, anderen nooit.
De AI stuurt automatische herinneringen per sms en e-mail naar consultants die hun timesheet niet hebben ingediend: D-5, D-3, D-1 voor de deadline. Laattijdige indieners ontvangen opgeschaalde herinneringen.
Validatie en opvolging van bestelbonnen
U zoekt in uw e-mails naar de ondertekende bestelbon van de klant. Wanneer die ontbreekt, jaagt u de consultant na die de klant najaagt... De keten is lang en traag.
Elke opdracht is gekoppeld aan een bestelbon in het systeem. De AI waarschuwt automatisch wanneer een bestelbon verlopen, ontbrekend of in afwachting van ondertekening is.
Automatische facturatie op basis van timesheets
U opent elk gevalideerd timesheet, berekent het bedrag op basis van het dagtarief, maakt de factuur handmatig aan en stuurt die per e-mail naar de juiste persoon bij de klant.
Zodra een timesheet door de klant is gevalideerd, genereert de AI automatisch de factuur met het juiste bedrag, de gekoppelde bestelbon en stuurt die naar het facturatiecontact van de klant.
Betalingsopvolging en automatische herinneringen
U controleert handmatig uw bankafschriften om te zien welke facturen betaald zijn. Onbetaalde facturen stapelen zich op zonder dat iemand achteraan gaat.
De AI volgt elke factuur op en stuurt automatische betalingsherinneringen op D+7, D+15 en D+30. U ontvangt een waarschuwing voor elke kritieke achterstallige factuur.
Real-time dashboard: timesheets, facturen, cashflow
U consolideert gegevens uit Excel, e-mails en gedeelde mappen. Op het einde van de maand weet niemand precies hoeveel er nog te factureren of te innen valt.
Een gecentraliseerd dashboard toont in real time: ingediende/achterstallige timesheets, uitgegeven/betaalde/openstaande facturen, voorspelde cashflow. Alles is in één oogopslag zichtbaar.
ConsultGen & ManorGate l'utilise
au quotidien
ConsultGen & ManorGate
IT-consultancy & telecom-personeel
ConsultGen beheert 11 IT-consultants geplaatst bij klanten als BNP Paribas en Proximus. ManorGate zet 23 technici in voor telecominstallatie en elektrische laadpalen. Beide bedrijven hebben hun timesheets, facturatie en opvolging geautomatiseerd.
Ce qui a changé
- Timesheets automatisch verzameld — 95% op tijd
- Facturen gegenereerd met 1 klik vanuit gevalideerde timesheets
- Automatische betalingsherinneringen — termijn met 50% verkort
- +20u/maand bespaard op administratie van het maandeinde
Alles wat consultancybureaus ons vragen
Uw vak is consultants plaatsen
— niet timesheets najagen.
Automatiseer uw timesheets, facturen en opvolgingen. Sluit u aan bij de Belgische consultancybureaus die de stress van het maandeinde hebben geëlimineerd.