IT-consulting
ConsultGen
Facturatie die zichzelf regelt
Van manuele facturatie per consultant op basis van Excel, naar een systeem waarbij timesheets online binnenkomen en facturen automatisch vertrekken.
[01]De context
Een groeiend team consultants, facturatie met de hand
ConsultGen plaatst IT-consultants (helpdesk, sysadmin, QA, DevOps) bij grote Belgische bedrijven. Elke maand moesten de uren van elke consultant uit een Excel gehaald worden, één voor één gecontroleerd, omgezet in een factuur, en werd de betaalstatus met de hand opgevolgd. Naarmate het team groeide, nam dit administratieve werk steeds meer tijd in beslag ten koste van de opvolging van de opdrachten zelf.
[02]Elke dag
De pijnpunten die we wegwerkten
Concreet wat de facturatie zo zwaar maakte voordat we tussenkwamen.
Timesheets op Excel
Elke consultant stuurde zijn uren in een apart Excel-bestand, per mail, op het einde van de maand. Inconsistente formaten, vaak vergeten uren, manuele herinneringen om ontbrekende uren te krijgen.
Facturatie per consultant
Elke factuur werd met de hand opnieuw opgebouwd op basis van de ontvangen timesheets. Repetitief werk, gevoelig voor rekenfouten en vertragingen voor het naar de klant ging.
Betalingsopvolging met de hand
Geen centraal overzicht van wie betaald had en wie nog in afwachting was. De opvolging gebeurde uit het hoofd, in een mailbox of een schrift, met risico op een vergeten herinnering.
Inkomende facturen manueel verwerkt
Facturen ontvangen op invoices@consultgen.be moesten één voor één geopend, gelezen en ingevoerd worden, zonder automatisering of gestructureerde klassering.
[03]Onze oplossing
Wat we hebben gebouwd
Een web + admin platform om timesheets, facturatie en betalingen te beheren, gelanceerd op consultgen.be.
Timesheets online ingediend
Voor
Elke consultant stuurde zijn uren op een persoonlijke Excel, per mail, op het einde van de maand.
Na
Elke consultant registreert zijn uren rechtstreeks online, per opdracht, in één consistent formaat.
Centrale validatie
Voor
Uren werden met de hand gecontroleerd, één voor één, zonder duidelijk spoor van wat goedgekeurd was.
Na
Ingediende timesheets doorlopen een online validatiestap voordat ze meetellen voor de facturatie.
Geautomatiseerde facturatie
Voor
Elke factuur werd manueel opnieuw opgebouwd op basis van de ontvangen uren, opdracht per opdracht.
Na
De factuur wordt automatisch gegenereerd op basis van gevalideerde timesheets, zonder herinvoer.
Centrale betalingsopvolging
Voor
Geen overzicht van betaalde versus openstaande facturen, opvolging verspreid over mails en geheugen.
Na
Eén dashboard toont in één oogopslag welke facturen betaald, in afwachting of te laat zijn.
Verwerking van inkomende facturen
Voor
Facturen ontvangen op invoices@consultgen.be werden één voor één geopend en manueel ingevoerd.
Na
Inkomende facturen worden automatisch verwerkt zodra ze binnenkomen, zonder manuele herinvoer.
[04]Het resultaat
Wat er echt veranderde voor de zaakvoerder
Timesheets komen online binnen — geen herinneringen meer per mail naar elke consultant
Facturen vertrekken automatisch zodra de uren gevalideerd zijn
Betalingsopvolging in één oogopslag, geen vergeten herinnering meer
Inkomende facturen stapelen niet meer op in de mailbox invoices@consultgen.be
De vrijgekomen tijd op administratie gaat terug naar de opvolging van opdrachten en consultants
[05]De klant aan het woord
« Vroeger besteedde ik elke maand uren aan het opnieuw opbouwen van facturen op basis van de Excel van elke consultant, en ik verloor het overzicht van wie betaald had. Nu komen de timesheets vanzelf binnen, vertrekken de facturen vanzelf, en zie ik in één oogopslag wie betaald heeft. »
Timesheets komen vanzelf binnen, facturen vertrekken vanzelf
Zaakvoerder ConsultGen
Oprichter — ConsultGen
Beheer je een team consultants en herken je deze pijnpunten?
We kunnen hetzelfde voor jou doen. Gratis diagnose — we zeggen eerlijk wat werkt en wat we kunnen verbeteren.