Case study · KidzoFit · Bruxelles
Inschrijvingen, betalingen en vrije plaatsen op één plek opgevolgd
Er was geen oude website om over te nemen: deze Brusselse vzw begon van nul. Gezinnen schrijven nu online in en betalen meteen, en het team ziet zijn cijfers op een dashboard.
De context.
KidzoFit organiseert sinds 2012 vakantiekampen in Brussel en sinds het seizoen 2026-2027 ook naschoolse activiteiten. De vzw wilde inschrijvingen, betalingen, gezinnen, de planning van de animatoren en de mails samenbrengen. Daarvoor bestond nog geen website.
Taak per taak.
Inschrijving verwerken
Geen website om in te schrijven of te betalen
Online inschrijven en betalen, plaats meteen vastgelegd
Lesmoment aanpassen
Technische aanpassing nodig bij elke wijziging
Het team past momenten en locaties zelf aan
Herinneren aan het kamp
Herinneringen gezin per gezin schrijven
Automatische mails, zeven dagen en één dag vooraf
Animatoren verwittigen
Planning aan iedereen apart doorgeven
Agenda-uitnodiging zodra een animator is ingedeeld
Saldo innen
Saldo geval per geval opvolgen en opvragen
Betaallink verstuurd, betaalbewijs vanzelf naar het gezin
Wat we opleverden.
- Online inschrijven
- Ouders kiezen een kamp of een les, betalen online, in één keer of met een voorschot, en vinden inschrijvingen en betaalbewijzen terug in hun eigen ruimte.
- Een overzichtelijk dashboard
- Inschrijvingen van de maand, ontvangsten, openstaande bedragen en vrije plaatsen staan er in één oogopslag, zonder natellen.
- Naschools in dezelfde tool
- Locaties, lesmomenten, tarieven, wachtlijst en overstappen van de ene les naar de andere regelt het team zonder hulp van buitenaf.
- Mails aan de gezinnen
- Bevestiging, herinneringen, bedankje en tevredenheidsenquête worden automatisch verstuurd. Een mailing naar alle ouders wordt eerst getest en gaat dan pas de deur uit.
Het resultaat.
- Website en tool dekken de vakantiekampen en, sinds augustus 2026, de inschrijvingen voor de naschoolse activiteiten.
- Rond elk kamp staan vier mails ingepland: twee herinneringen, een bedankje en de tevredenheidsenquête.
- Prijzen, locaties en lesmomenten worden in de tool aangepast, zonder ontwikkelaar.
En bij u, wat komt er steeds terug?
We bekijken het samen en bellen u terug binnen 24 werkuren.