Consulting IT
ConsultGen
La facturation qui se fait toute seule
D'une facturation manuelle consultant par consultant sur base de feuilles Excel, à un système où les timesheets rentrent en ligne et les factures partent automatiquement.
[01]Le contexte
Une équipe de consultants en pleine croissance, une facturation à la main
ConsultGen place des consultants IT (helpdesk, sysadmin, QA, DevOps) en mission chez de grands comptes belges. Chaque mois, il fallait récupérer les heures de chaque consultant sur Excel, les vérifier une par une, rédiger la facture correspondante et suivre à la main qui avait payé et qui restait à relancer. Plus l'équipe grandissait, plus ce travail administratif prenait de temps sur la gestion des missions elles-mêmes.
[02]Au quotidien
Les douleurs qu'on a fait disparaître
Voici concrètement ce qui rendait la facturation lourde avant qu'on intervienne.
Timesheets sur Excel
Chaque consultant envoyait ses heures dans un fichier Excel différent, par mail, en fin de mois. Formats incohérents, oublis fréquents, relances manuelles pour récupérer les heures manquantes.
Facturation consultant par consultant
Chaque facture était recomposée à la main à partir des timesheets reçus. Un travail répétitif, source d'erreurs de calcul et de délais avant l'envoi au client.
Suivi des paiements à la main
Aucune vue centralisée sur qui avait payé et qui restait en attente. Le suivi se faisait au feeling, dans une boîte mail ou un carnet, avec le risque d'oublier une relance.
Factures entrantes traitées manuellement
Les factures reçues sur invoices@consultgen.be devaient être ouvertes, lues et saisies une par une, sans automatisation ni classement structuré.
[03]Notre intervention
Ce qu'on a mis en place
Une plateforme web + admin pour piloter timesheets, facturation et paiements, livrée et déployée sur consultgen.be.
Timesheets soumis en ligne
Avant
Chaque consultant envoyait ses heures sur un Excel personnel, par mail, en fin de mois.
Après
Chaque consultant saisit ses heures directement en ligne, mission par mission, avec un format unique et cohérent.
Validation centralisée
Avant
Les heures étaient vérifiées à la main, une par une, sans trace claire de ce qui était validé.
Après
Les timesheets soumis passent par une validation en ligne avant d'être pris en compte pour la facturation.
Facturation automatisée
Avant
Chaque facture était recomposée manuellement à partir des heures reçues, mission par mission.
Après
La facture est générée automatiquement à partir des timesheets validés, sans ressaisie.
Suivi des paiements centralisé
Avant
Aucune vue d'ensemble sur les factures payées ou en attente, suivi dispersé entre mails et mémoire.
Après
Un tableau de bord unique montre en un coup d'œil quelles factures sont payées, en attente ou en retard.
Traitement des factures entrantes
Avant
Les factures reçues sur invoices@consultgen.be étaient ouvertes et saisies une par une, à la main.
Après
Les factures entrantes sont traitées automatiquement dès leur réception, sans ressaisie manuelle.
[04]Le résultat
Ce qui a vraiment changé pour le gérant
Les timesheets rentrent en ligne, plus besoin de relancer chaque consultant par mail
Les factures partent automatiquement dès que les heures sont validées
Le suivi des paiements se fait en un coup d'œil, plus de relance oubliée
Les factures entrantes ne s'accumulent plus dans la boîte mail invoices@consultgen.be
Le temps libéré sur l'administratif revient à la gestion des missions et des consultants
[05]Le mot du client
« Avant, je passais des heures chaque fin de mois à recomposer les factures à partir des Excel de chaque consultant, et je perdais le fil de qui avait payé. Maintenant les timesheets rentrent seuls, les factures partent seules, et je vois qui a payé en un coup d'œil. »
Les timesheets rentrent seuls, les factures partent seules
Gérant ConsultGen
Fondateur — ConsultGen
Vous gérez une équipe de consultants et vous reconnaissez vos douleurs ?
On peut faire la même chose pour vous. Diagnostic gratuit, on vous dit honnêtement ce qui marche et ce qu'on peut améliorer.